はじめに

営業や社員の移動時などに使うため、車両を所有している企業も多いですよね。このような場合に、重要になってくるのが「車両管理」です。ただ、車両管理とは具体的にどのようなことをいい、何の目的で行われるのか、わからないという人もいるでしょう。きちんと車両管理の概要や目的について、把握しておくことが肝心です。この記事では、車両管理の目的や導入時のポイントについて紹介します。

1.車両管理とは

車両管理とは、簡単にいうと企業・組織が所有する社用車やレンタル車両などを管理する業務のことです。日頃営業活動に使っている社用車のほかにも、役員などの通勤時に用いられる車両も対象になります。車両は管理者の目が届きにくいケースも多く、どのような状況にあるのかをしっかりと管理しておく必要があるのです。ただ車両情報を記録すれば良いというわけではなく、管理する項目は多岐にわたります。具体的には、車両の運行管理、整備や事故の状況についての管理が必要です。それ以外にも、使用している部署や運転手、車両保険なども管理項目に含まれます。

2.車両管理の目的

そもそも、なぜ企業や組織において、車両管理が必要なのでしょうか。車両管理の主な目的について、確認していきましょう。

　　　　

2-1.企業の法的責任を実行するため

車両管理を行う大きな目的の一つとして、「企業の法的責任を実行する」ことが挙げられます。社用車を管理することによって、企業は法的責任を負うことになるのです。たとえば、社員が社用車を運転している最中、交通事故を起こしたとします。この場合、社員に対してだけではなく「企業も等しく損害を負担すべき」という考え方があるのです。つまり、社員の責任は会社の責任ということになります。

交通事故を起こした場合、運転していた社員は、民法第709条の「損害賠償責任」を負うことが一般的です。通常、企業は民法第715条の「損害賠償責任」を負うことになります。ただし、この法律は運転手が第三者に与えた損害を賠償する責任が生じるという内容です。きちんと運転手の管理ができている場合は、例外として扱われます。社員による車両事故は会社の社会的信用を損ね、経済面にも影響がおよびます。このようなリスクを避けるためにも、車両管理を徹底し、社員に安全運転を呼びかける必要があるのです。

2-2.安全を守るため

社員が社用車を利用するにあたり、会社はその「安全を守る」義務が発生します。不安なく車を運転できるよう、安全の確保に努める必要があるのです。車両の安全性は日頃の点検・整備によって保たれます。万が一、車両点検や整備などを怠ってしまうと、社員が社用車を運転している最中に、思わぬトラブルが発生してしまうリスクがあるため、注意が必要です。車両トラブルや事故を招かないためにも、企業は走行以外の点検や整備を徹底する必要があります。

2-3.車両関係の費用を管理するため

会社が所有している車両は、資産に該当します。そのため、車両関係の費用を管理しなければなりません。資産運用のためには、当然さまざまなコストが必要になります。車両の場合、主なコストにはガソリン代や整備・点検費などが挙げられます。このうち、整備・点検は車両の安全性確保のために行う必要があり、削ることが難しいコストといえるでしょう。

しかし、ガソリン代であれば、無駄な目的での社用車使用を抑えることによって、コスト削減を実現できます。社員によっては、ビジネスとは関係のない私用目的で車両を使っていたり、時間つぶしなどの目的で無駄な走行を行っていたりする可能性もあります。このようなケースも車両管理によって社員の運転状況を把握し、無駄な走行を減らせれば、コスト削減につなげられるのです。

3.車両管理システム導入のメリット

車両管理をよりスムーズに行うための手段として、高い注目を集めているのが「車両管理システム」です。自社のノウハウに頼るのではなく、車両管理システムを導入すると、どのようなメリットを得られるのでしょうか。車両管理システムの主なメリットには、以下のようなものがあります。

　　　　

3-1.管理業務の効率化

車両管理システムを導入すると、「管理業務の効率化」を見込めることが大きなメリットです。車両管理は企業にとって不可欠なものです。ただ、管理する車両が多いと、その分どうしても業務負担が増えてしまいます。車両管理だけではなく、使用状況や運行管理などにも目を配る必要があり、管理者のキャパシティを超えてしまうケースも少なくありません。車両管理システムはこのような多岐にわたる管理項目を、自動でまとめて可視化できます。

具体的には、車両のナンバーや車種、さらに車検やメンテナンスの状態について情報を管理することが可能です。さらに、保険の加入状況や事故履歴などを管理できるものもあります。企業や組織が保有する車両のさまざまな情報を一元管理でき、その結果として管理業務の効率化を図ることができます。車両管理をシステムに委ねることで社内に車両情報をスムーズに共有でき、より正確な管理を行えるようになるのです。

　　　　

3-2.コストカット

車両管理システムを導入することで、管理や運用などにおける「コストカット」を期待できます。管理車両システムで情報を一元管理することによって、管理担当者の手を煩わせていた業務の手間を大幅に減らせます。それにともない、管理担当者の数や無駄な業務時間を削減できるのです。その結果、今までにかかっていた残業代などの無駄なコストを減らすことができます。さらに、車両管理システムを活用して事故を減らすことで、保険料を見直せます。

3-3.交通事故の防止

車両を保有する企業にとって、大きな課題となるのが「交通事故の防止」です。車両管理システムを運用することで、効果的に交通事故を防止できます。車両管理システムを活用すれば、リアルタイムで車両の動態管理を行えます。すると、思わぬ事故やトラブルが起きたときにも、素早く対応できるのです。さらに、運転手の運転情報を管理し、そのデータにもとづいて安全指導を行うこともできます。社員が全員、社用車を安全に運転しているとは限りません。なかには、急な加速や減速、急ハンドルをきるなどの危険運転を行っている可能性もあります。

それ以外にも、一時停止違反などを繰り返しているケースもあるため、注意が必要です。車両管理システムを導入すれば、こうした危険運転や違反情報がリアルタイムで把握できます。運転状況を「見える化」し、個々の運転手に合わせた安全運転教育を実施することによって、「事故ゼロ」を目指せるのです。システムの導入によって運転手にも「他者に見られている」という意識が生まれ、安全運転を心がけようという気持ちが高まります。その結果、交通事故の抑制につなげられるのです。

4.車両管理システム導入のデメリット

車両管理システムを導入すると、管理業務の効率化・コストカット・交通事故防止といった、さまざまなメリットを得られます。その一方で、デメリットもあるため注意が必要です。具体的に、どのようなデメリットがあるのでしょうか。導入前に把握しておくべきデメリットには、以下のようなものが挙げられます。

4-1.導入コストがかかる

車両管理システムは「導入コストがかかる」ことがデメリットです。システムの導入には少なからずお金がかかることを、頭に入れておく必要があります。また、導入にかけたコストに対してどのくらい効果を見込めるのか、いわゆる「費用対効果」をしっかりと計算することが大切です。

コスト面に不安がある場合は、初期費用が抑えられるシステムを選ぶことも一案です。初期導入コストが安いシステムも多く、このようなものであれば導入のハードルがぐっと下がります。それに、導入時にはコストがかかるものの、システムを運用して管理業務を効率化させられれば、結果的にコスト削減につなげられるケースもあります。したがって、初期費用だけに目を向けるのではなく、長期的な視点で導入を検討することがおすすめです。

　

4-2.社員から批判的な態度を取られる

　　
車両管理システムを導入すると、「社員から批判的な態度を取られる」可能性があります。なぜなら、車両管理システムは車両の位置をリアルタイムで確認できるためです。社員によっては「常に監視されている」というネガティブな印象を受けてしまうおそれがあります。こうした監視下に置かれることを避けたい社員に、導入を反対される可能性があることを頭に入れておきましょう。

社員が導入に対して非協力的である場合は、会社と社員の双方にとってメリットがあることを、しっかりと伝えることが大切です。業務の手間を短縮できる、管理が楽になるなど、社員にとってのメリットをわかりやすく提示する必要があります。導入によってビジネスが加速できることを伝えて、非協力的な社員を説得しましょう。

5.車両管理システムを導入した方が良い企業

車両管理システムのメリットは理解できたものの、いざ導入を検討するとなると「自社に必要なものなのだろうか」と悩んでしまうケースも少なくありません。車両管理システムは、どのような企業が導入すべきなのでしょうか。以下の要素に該当する企業は、特に車両管理システムを導入することがおすすめです。

まずは「紙媒体での車両管理に負担を感じている企業」です。紙媒体で車両管理を行っているものの、車両管理者の業務負担が大きいという企業も多くみられます。こうした業務負担を少しでも減らしたいと考えている企業は、車両管理システムを導入すると良いでしょう。システムを運用することで、車両の基本的な情報や加入している保険の内容、さらにメンテナンス情報などの幅広いデータを管理できます。多くの車両を管理しており、車両情報の精度を上げたい企業は良い成果を出すことが見込めます。紙媒体では難しい一元管理が可能になり、日々の業務効率をぐんと向上させられるでしょう。

さらに、「コスト面を見直したいと考えている企業」も導入がおすすめです。システムを運用していくなかで、高すぎる保険料や余剰車両など、企業内の無駄なコストが見えてきます。こうしたコスト面の見直しを行いたい企業は、システムを導入することで無駄を削減できるでしょう。

6.車両管理システムの選び方

車両管理システムと一口にいっても、さまざまなものがあります。自社に合うシステムを選ぶためには、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。車両管理システムを選ぶときの基準について確認していきましょう。

6-1.導入方法

車両管理システムを導入するときの基準として、まず挙げられるのが「導入方法」です。基本的な導入方法としては、大きく分けて「専用機器が必要なパターン」「パソコンが必要なパターン」「スマートフォンのみで活用できるパターン」の3つがあります。これらはパターンごとに取り付けやすさや使いやすさなどが異なります。それぞれの特徴をよく比較し、自社に合うものを選択することが重要です。まず、「専用機器が必要なパターン」は、車にドラレコやタコグラフなどを設置するものを指します。車両の記録をとって管理する方法であり、性能の良さが特徴です。

「パソコンが必要なパターン」は、スマートフォンのアプリだけでは管理できず、パソコンが必要になるものを指します。企業内に車両管理用のパソコンを用意するなどの工夫が求められます。「スマートフォンのみで活用できるパターン」は、最も導入のハードルが低いことが特徴です。パソコンなどの準備が不要で、スマートフォンがあれば気軽に車両管理を始められます。初めて車両管理システムを導入する、まずは気軽にシステムを試してみたいという企業にもおすすめです。

6-2.目的

車両管理システムの導入を考える際は、「目的を明確にする」ことが重要です。なぜシステムを使いたいのかという目的を明確にしておくことで、その目的に合うシステムが必然的に見つかりやすくなります。車両管理システムを導入すると、コストカットの実現や正確性の向上、さらに管理者の負担軽減など、さまざまなメリットがあります。こうした目的のうち、どれを「最優先したいのか」を順位付けすることで、システムを絞り込みやすくなるのです。

目的を洗い出すには、社内の車両管理の現状を振り返ってみることがおすすめです。きちんと現状を把握することで、自社に「何が足りないのか」、それを補うためには「何が必要なのか」がはっきりと見えてきます。

6-3.機能

目的を把握できたら、その目的を達成するためには「どのような機能があると良いのか」について考えることがポイントです。その機能を備えたものを基準に、自社に合うシステムを選ぶことができます。車両管理システムはその種類によって、搭載されている機能が異なります。たとえば、「日報作成機能」がついているシステムであれば、正確な業務時間がわかるようになることがメリットです。記録をつけるための手間を大幅に削減できます。

そのほかにも、「危険運転検知機能」が搭載されているシステムもあります。この機能が備わっていると、ドライバーの安全運転指導を行いやすくなることがメリットです。また、「ナビ機能」がついているものも人気です。正確で無駄のないルートを指示してくれるため、無駄な回り道をすることがなく、ガソリン代などのコストカットを見込めます。

7.車両管理システム導入の注意点

車両管理システムは導入にあたり、いくつかの注意点があります。まずは「目的をしっかりと見定めておく」ことです。目的を明確に設定しておかないと、せっかく導入しても納得のいく成果を得られているのか、判断が難しくなります。きちんと目的を見定めて、コストをかけた分の成果を得られたかどうか、判断できるようにしておきましょう。さらに、「自社に合うシステムを慎重に選ぶ」ことも肝心です。システムよって機能や特徴は大きく異なるため、しっかりと比較を行い、自社に向いているものを慎重に選びましょう。

それ以外にも、システム提供先の「導入実績を参考にする」ことが挙げられます。導入を検討する際に、同じ業界の大規模他社導入事例があるかどうか、確認しておくことがおすすめです。事例がある提供先は、その分信頼性も高まります。たとえば、日本ユニシスの場合は導入実績が約1200社以上もあります。過去の事例を確認することで、安心して導入を進められるでしょう。また、「自社の管理方法とデバイスの相性」についても調べておくことが大切です。車両の管理方法は企業によって多種多様です。自社で管理している車両を管理するためにはどのようなデバイスを使うと効果的なのか、あらかじめ調べておきましょう。効率的に無駄なく運用できるデバイスを探すことがポイントとなります。

終わりに

車両管理システムには、さまざまなメリットがあります。導入することによって車両管理者の工数、また運用・管理などのコストを削減できるなどの利益を得られるでしょう。なお、車両管理システムはやみくもに導入するのではなく、「なぜ活用したいのか」という目的を明確にすることが肝心です。目的を洗い出し、自社に合うシステムを選んで、業務の効率化を目指しましょう。

よくあるご質問

Q1. 月額2,980円／台には、運行管理者の人数やPCの台数制限などはありますか？複数の営業所で管理したい場合は、別途費用がかかりますか？

運行管理者の人数や管理台数に制限はありません。

Q2.一台でも契約できますか？

1台からご契約いただけます。

Q3.支店が全国にあるのですが、特定の地域でしかドライブレコ―ダーを設置していただけないのでしょうか？

全国どこでもご対応いたします。

Q4.初期費用・設定費用はどのくらいかかりますか？

車載器がレンタル式で提供致しますため、機器代費用はゼロ円です。
車載器の設置作業、PCツールのセットアップはお客さまに実施していただくため初期費用は掛かりません。
各作業は、ご契約後にログイン可能となるWeb上にマニュアルを公開しております。
なお、車載器の設置作業については、当社提携の設置業者を紹介することが可能です。
詳しくは、当社担当営業もしくは販売店へお問い合わせください。

Q5.無事故プログラムDRの強みは何ですか？

危険運転通知やデータに基づく安全運転指導により、ドライバーの安全運転意識を向上できる点です。
すでに導入企業は1200社に上り、事故件数を75％減少させた企業もあります。
また、弊社が実施したユーザーアンケートによると、
86％の導入企業が無事故プログラムDRの導入により「ドライバーの運転意識の向上」を実現できました。